Kardex valorizado: cómo llevarlo y cuándo te lo exige SUNAT

Walter tiene una tienda de materiales eléctricos en Piura. Vende cable, tableros, interruptores y focos a electricistas y a constructoras pequeñas. Si le preguntas cuántos rollos de cable le quedan, lo sabe. Si le preguntas cuánto le costó cada rollo que vendió ayer, contando que compró en dos fechas y que en la segunda pagó flete desde Lima, la respuesta empieza con «más o menos». Ese «más o menos» es lo que desaparece cuando llevas un kardex valorizado.

Además, a partir de cierto nivel de ingresos, SUNAT exige a las empresas un registro de inventario permanente valorizado, que se alimenta precisamente de ese kardex. En esta guía verás cómo se llena una ficha, qué debe ir en la columna del costo, cómo cambia la utilidad según el método de valuación y cómo saber si tu negocio está obligado.

Qué te dice un kardex valorizado que no te dice el conteo

Contar te dice cuánto hay. El kardex valorizado te dice, además, cuánto vale lo que hay y cuánto te costó lo que salió. Es una ficha por producto donde cada movimiento (compra, venta, traslado, devolución, ajuste o merma) queda anotado con su cantidad y su costo, y donde el saldo se expresa en unidades y en soles.

Con esa ficha puedes responder preguntas que, sin ella, quedan en el aire:

• ¿Cuánto dinero tengo hoy invertido en este producto?
• ¿Cuál fue el costo real de la venta que hice el martes?
• ¿Cuánto vale, en soles, el faltante que encontré en el último conteo?

Así se ve una ficha llena

Este es el kardex de un rollo de cable de 100 metros en la tienda de Walter, con el método de promedio ponderado y montos sin IGV:

Fecha	Documento y operación	Entra	Sale	Costo unitario	Saldo en unidades	Saldo en soles
06/07	Factura de compra F002-318	40		S/ 150.00	40	S/ 6 000.00
22/07	Factura de compra F002-355 (incluye flete)	60		S/ 167.00	100	S/ 16 020.00
30/07	Factura de venta F001-904		70	S/ 160.20	30	S/ 4 806.00

Fíjate en tres cosas:

1. Cada fila tiene un documento detrás. Si alguien pregunta de dónde salió un movimiento, la respuesta está en la misma línea.
2. La salida no se valoriza al precio de venta, sino al costo. Walter vendió cada rollo a S/ 195, pero en el kardex sale a S/ 160.20.
3. El saldo en soles es la foto del dinero parado en ese producto. A fin de julio, Walter tiene S/ 4 806 en rollos de cable.

Qué va en la columna del costo (y qué no)

Un error muy común es anotar solo el precio que figura en la factura del proveedor. Para el Impuesto a la Renta, el costo de adquisición suma al precio los gastos necesarios para poner el bien en tu almacén, como fletes, seguros y otros de ese tipo.

En el ejemplo, la segunda compra fue de 60 rollos a S/ 165, pero Walter pagó además S/ 120 de flete desde Lima:

• Precio de compra: 60 × S/ 165 = S/ 9 900
• Flete: S/ 120
• Costo total de la compra: S/ 10 020
• Costo unitario real: S/ 10 020 ÷ 60 = S/ 167.00

¿Y el IGV? Cuando ese impuesto se aprovecha como crédito fiscal, se queda fuera del costo. Por eso todos los montos del kardex van sin impuesto.

Promedio o PEPS: la misma venta, dos utilidades

Cuando un producto entra a distintos costos, hay que decidir con qué costo sale cada unidad vendida. Eso lo define el método de valuación. Veamos los dos que más se usan en el Perú con la venta de Walter: 70 rollos a S/ 195 cada uno, sin IGV, es decir S/ 13 650 de ingreso.

Promedio ponderado

El costo de todo lo que hay se mezcla en un solo promedio: S/ 16 020 ÷ 100 = S/ 160.20 por rollo.

• Costo de los 70 rollos vendidos: 70 × S/ 160.20 = S/ 11 214
• Quedan 30 rollos que valen: 30 × S/ 160.20 = S/ 4 806

PEPS (primeras entradas, primeras salidas)

Salen primero los rollos más antiguos: los 40 de S/ 150 y después 30 de los de S/ 167.

• Costo de los 70 rollos vendidos: (40 × S/ 150) + (30 × S/ 167) = S/ 6 000 + S/ 5 010 = S/ 11 010
• Quedan 30 rollos de la segunda compra: 30 × S/ 167 = S/ 5 010

Comparación

	Promedio ponderado	PEPS
Ingreso de la venta	S/ 13 650	S/ 13 650
Costo de lo vendido	S/ 11 214	S/ 11 010
Utilidad bruta	S/ 2 436	S/ 2 640
Valor de los 30 rollos que quedan	S/ 4 806	S/ 5 010

En ambos casos el costo total se reparte igual (S/ 16 020 entre lo vendido y lo que queda). Lo que cambia es cuánto se reconoce ahora y cuánto se queda en el almacén. Con PEPS y precios en alza, la utilidad del periodo sale S/ 204 más alta y el saldo refleja precios más recientes. En una tienda con cientos de productos, esa diferencia afecta la renta que declaras y el inventario de tu balance.

¿Cuál encaja con tu negocio?

• Promedio ponderado. Práctico cuando tienes muchos productos y compras seguido, como una ferretería, una tienda de eléctricos o una distribuidora de abarrotes. Amortigua las subidas y bajadas de precio.
• PEPS. Natural en rubros donde de todos modos sale primero lo más antiguo, como boticas o alimentos con fecha de vencimiento. El saldo queda valorizado a costos recientes.
• Identificación específica. Para bienes que se distinguen uno por uno y tienen alto valor, como motos o maquinaria con número de serie.

Lo que dice la ley sobre los métodos

La Ley del Impuesto a la Renta, en su artículo 62, enumera los métodos que puedes usar para valuar existencias. Entre ellos figuran PEPS, el promedio (diario, mensual o anual), la identificación específica y otros métodos especiales, como el de inventario al detalle o el de existencias básicas.

Dos aclaraciones que evitan dolores de cabeza:

• UEPS no está permitido. El método de «últimas entradas, primeras salidas» aparece en muchos libros extranjeros, pero no está entre los que admite la ley peruana del Impuesto a la Renta.
• El método no se cambia cuando conviene. Para variar el método de un ejercicio a otro necesitas autorización de SUNAT. Defínelo junto con tu contador al momento de implementar el inventario, y no en diciembre buscando el que te haga pagar menos.

¿SUNAT te exige el registro valorizado?

Para qué lo quiere SUNAT

El registro de inventario permanente valorizado es uno de los libros vinculados a asuntos tributarios. Su utilidad para SUNAT es clara: le permite verificar que el costo de ventas que deduces al calcular tu Impuesto a la Renta sale de entradas y salidas de mercadería que realmente ocurrieron, cada una con su documento. Si en una fiscalización no puedes sustentarlo, parte de ese costo podría no ser aceptado.

Cómo saber si estás obligado

La obligación depende de tus ingresos brutos del ejercicio anterior, expresados en UIT, tal como lo regula el artículo 35 del Reglamento de la LIR. Hay tres niveles:

• Ingresos menores: basta con hacer inventarios físicos al cierre del ejercicio.
• Ingresos intermedios: se lleva un registro de inventario permanente en unidades físicas.
• Ingresos mayores: se lleva el registro de inventario permanente valorizado, junto con el registro de costos.

No publicamos aquí los montos en UIT porque la UIT cambia cada año y los tramos han tenido ajustes en su redacción. Con los ingresos del año pasado a la mano, verifica tu caso con tu contador o consultando la web de SUNAT.

Preguntas que suelen aparecer

¿Mi régimen tributario me obliga o me libera? No por sí solo. Pertenecer al Régimen General, al MYPE Tributario o a otro régimen no define la obligación; lo que manda es el nivel de ingresos.

¿Puedo armarlo cuando me lo pidan? No. SUNAT fija por resolución un plazo máximo de atraso para este registro. Debe llevarse al día.

¿Tiene un formato? Sí. SUNAT establece el contenido mínimo del registro; en el caso del inventario permanente valorizado es el formato 13.1, y tu sistema debería poder generarlo.

Kardex en unidades y kardex valorizado

El kardex en unidades solo registra cantidades. Te sirve para reponer a tiempo y controlar cada almacén, pero no te dice costos ni márgenes. Si todavía estás decidiendo qué control necesitas, lo explicamos con un ejemplo en la guía inventario valorizado vs. inventario simple.

Por qué te conviene aunque la ley no te lo pida

• Tus márgenes dejan de ser una suposición. Calcular la ganancia con el último precio de compra falla en cuanto compras a precios distintos. El kardex valorizado asocia a cada venta su costo real.
• Las pérdidas tienen monto. Si al contar faltan 4 rollos de cable, ya no es «un faltante»: son unos S/ 640 que hay que explicar.
• Ves qué productos inmovilizan tu dinero. Puedes tener buenas ventas y poca caja porque miles de soles están en mercadería que no rota.
• Llegas mejor preparado a un crédito. Un banco o una caja municipal te pedirá estados financieros, y con un inventario bien valorizado se sostienen mejor.

Cómo hacer que el kardex se llene solo

En una hoja de cálculo se puede llevar mientras tengas pocos productos y pocas compras. Cuando crecen los códigos y varias personas registran, las fórmulas se rompen y las versiones del archivo se multiplican.

La salida es que el kardex se arme a partir de lo que ya haces en tu facturador:

• Registras una compra con su factura y sus gastos, y se crea la entrada con su costo.
• Emites una boleta o factura desde el punto de venta, y se genera la salida valorizada con el método configurado.
• Haces un traslado, un ajuste o una devolución, y queda registrado con su documento, la fecha y el usuario.
• Tu contador te pide el reporte, y lo exportas en lugar de armarlo.

Hábitos que lo mantienen confiable

• Ingresa cada compra el mismo día que llega la mercadería, con el flete y los demás gastos que forman parte del costo.
• Registra las mermas con su motivo apenas ocurren, no en un solo ajuste a fin de año.
• Haz un conteo físico como mínimo al terminar el ejercicio; los productos caros, cada mes.
• Antes de aprobar un ajuste grande, revisa de dónde viene: casi siempre esconde un error de registro.

Lleva tu kardex valorizado con Facturas ELE.PE

En Facturas ELE.PE, el control de inventario registra compras, ventas, traslados y ajustes a medida que trabajas, y en los planes superiores el kardex valorizado calcula por ti el costo de cada salida y cuánto vale tu stock. ¿Tu contador trabaja con CONCAR, SISCONT, CONTASIS, FOXCONT, ADSOFT o SUMERIUS? Le exportas los datos en el formato de su programa; mira cómo en nuestro software contable.

¿Dudas si estás obligado? Pídele a tu contador que revise tus ingresos del ejercicio anterior. Para ver cómo quedaría el kardex de tu negocio con tus productos reales, escríbenos o compara los planes en precios.