Control de inventario para restaurantes: cómo costear cada plato

Gladys lleva cuatro años con su pollería en Ayacucho. De jueves a domingo despacha más de cuarenta pollos por noche entre el salón y el delivery. Las ventas crecen, pero cuando revisa el estado de su cuenta a fin de mes, el dinero no alcanza para lo que esperaba. Su primera sospecha fue la caja. Contó billetes durante semanas y todo cuadraba. El problema estaba en otro lado: en el costo de cada cuarto de pollo, que ella calculaba de memoria y que nunca había anotado completo.

Si manejas un restaurante, un chifa, una pollería, una juguería o un local de menú, lo que sigue te sirve igual. Vamos a ver por qué el inventario de una cocina se comporta distinto, cómo costear un plato con todos sus componentes, dónde se esconden los soles que no ves y qué rutina te permite tener el control sin pasar la noche contando.

Tres razones por las que una cocina no es una bodega

Si alguna vez intentaste controlar tu restaurante con un sistema pensado para tiendas, ya sabes que no funciona. Estas son las razones.

Compras una cosa y vendes otra

Una bodega compra cajas de gaseosa y vende gaseosas. Tú compras pollo entero, sacos de papa, bidones de aceite y verduras, y vendes «un cuarto con papas y ensalada». Entre la compra y la venta hay cortes, pelado, fritura y armado del plato. Por eso tu stock no debe bajar en «platos», sino en kilos, gramos, litros y unidades de cada insumo.

Parte de lo que compras nunca llega al plato

Pelar papas, limpiar verduras, deshuesar o recortar genera pérdidas normales del proceso. A eso se suma lo que se quema, lo que sobra al cierre y lo que se vence. En una tienda la merma es una excepción; en una cocina es rutina, y si no la mides, la pagas sin saberlo.

Todo cambia rápido: precios y caducidad

El precio del pollo puede moverse varias veces en un mismo mes, y las verduras no aguantan muchos días en la cámara. Una carta con precios fijos y costos que suben sin aviso es la receta perfecta para perder margen sin enterarte.

La receta estándar: el puente entre la carta y el almacén

La herramienta central del control es la receta estándar de cada plato, que en costos también se llama escandallo o ficha técnica. Es una lista que dice, para una porción, qué insumos lleva y en qué cantidad.

Los datos que necesitas por insumo

• Cantidad que va al plato, expresada en la unidad en que se usa (gramos, mililitros, unidades).
• Rendimiento: del total que compras, qué porcentaje termina siendo utilizable.
• Precio de compra de la última factura de tu proveedor.
• Costo en el plato, que resulta de los tres datos anteriores.

Una vez cargada en el sistema, cada venta descuenta de tu almacén las cantidades exactas que indica la receta. El stock se mueve como se mueve tu cocina y puedes comparar lo que tendría que haberse usado con lo que de verdad falta en la cámara.

No olvides las preparaciones en lote

En una pollería, el aderezo para macerar el pollo, el ají de la casa con huacatay o la mayonesa casera se preparan en tandas grandes y se reparten en muchos pedidos. Lo mismo pasa con el chaufa base de un chifa o la chicha de un menú. Regístralas como subrecetas: una ficha que gasta insumos cuando se prepara y que luego se usa como insumo dentro de los platos. Así sabes cuánto aceite y cuántos huevos se fueron en la mayonesa del fin de semana.

Ejemplo en soles: el cuarto de pollo de Gladys

Gladys vende el cuarto de pollo con papas y ensalada a S/ 24, con IGV incluido. Este fue su primer cálculo, el que hacía «de cabeza»:

Componente	Base de cálculo	Costo por cuarto
Pollo	Pollo de 2 kg a S/ 9.00 el kilo, dividido entre cuatro	S/ 4.50
Macerado	Sillao, ajos, comino, ají panca y otros, por porción	S/ 0.35
Papas	300 g a S/ 2.50 el kilo	S/ 0.75
Aceite de fritura	Consumo estimado por porción	S/ 0.40
Ensalada	Lechuga, tomate y pepino	S/ 0.45
Carbón	Gasto del horno repartido por cuarto	S/ 0.50
Total		S/ 6.95

Para medir el margen hay que quitar el IGV del precio de carta:

• Precio en carta: S/ 24.00
• Venta neta sin IGV (24 ÷ 1.18): S/ 20.34
• Costo calculado: S/ 6.95
• Lo que queda para cubrir gastos y ganar: S/ 13.39
• Food cost (costo dividido entre venta sin IGV): 34 %

Con ese número, Gladys pensaba que estaba bien. Pero le faltaban tres cosas.

Lo que no estaba en la cuenta

1. El rendimiento de la papa. Los 300 g que van al plato son de papa ya pelada. Al pelar se pierde cerca del 15 %, así que el kilo útil le cuesta 2.50 ÷ 0.85 = S/ 2.94. La papa por cuarto sube a S/ 0.88.

2. Las cremas y los envases. Cada cuarto sale con mayonesa, ají, kétchup y mostaza en potecitos con tapa. Entre las cremas y los descartables, son unos S/ 0.75 por pedido que nunca había sumado.

3. Los pollos que no se venden. De cada 25 pollos, más o menos uno se quema, se cae o sobra al cierre sin poder venderse. Ese pollo lo pagan los otros 24, así que el pollo por cuarto pasa a S/ 4.50 × 25 ÷ 24 = S/ 4.69.

Con esos ajustes, el costo real queda así: S/ 4.69 de pollo, S/ 0.88 de papas, S/ 0.75 de cremas y envases, y S/ 1.70 del resto (macerado, aceite, ensalada y carbón). Total: S/ 8.02. El food cost real es 39 %, no 34 %.

La diferencia es de S/ 1.07 por cuarto. Gladys vende unos 160 cuartos diarios y trabaja 28 días al mes: son casi S/ 4 800 mensuales que creía ganar y que en realidad se le iban en costos que no había anotado. Ahora sí puede decidir con información: cobrar aparte las cremas en delivery, ajustar el gramaje de papas, negociar envases por volumen o revisar el precio.

Si el pollo sube

Supongamos que el kilo de pollo pasa de S/ 9.00 a S/ 10.50. El pollo por cuarto, considerando la merma, sube a S/ 5.47 y el costo total a S/ 8.80. El food cost llega a 43 %. Si tu sistema recalcula el costo de los insumos cada vez que registras una compra, este salto se ve el mismo día. Sin él, aparece recién cuando el mes ya se perdió.

Como referencia de gestión, muchas cocinas apuntan a un food cost entre el 28 % y el 35 %, aunque el número correcto depende de tu formato, tu ticket promedio y tus gastos fijos. Una pollería con alto volumen puede aceptar un porcentaje distinto que un restaurante de carta. Lo importante es conocer el tuyo plato por plato y vigilar que no se dispare.

El IGV en restaurantes, en una línea

El ejemplo usa la tasa general del 18 %. Ciertas micro y pequeñas empresas de restaurantes y hoteles pueden aplicar, por un tiempo y si cumplen los requisitos que fija la ley, una tasa de IGV reducida. En ese caso el monto que separas del precio cambia. Pregúntale a tu contador qué tasa te toca este año antes de sacar tus márgenes.

Las mermas, con nombre y apellido

Si una pérdida no se registra, a fin de mes es un faltante que nadie sabe explicar. La clave es anotar cada salida con su motivo. Estas son las categorías que más se usan en cocina:

• Merma de proceso. Cáscaras, recortes, huesos, grasa retirada. Se controla con el rendimiento dentro de la receta; no hace falta registrarla cada vez.
• Merma por caducidad. Verduras marchitas, lácteos vencidos, salsas que pasaron su tiempo. Se reduce con lotes, fechas de vencimiento y la regla de usar primero lo que entró primero.
• Merma por accidente. Una bandeja que se cae, un pollo que se pasa de horno, una olla de arroz que se pega. Se registra como salida con motivo «error de cocina».
• Consumo del personal y cortesías. La comida del equipo y lo que regalas a un cliente frecuente. Se registra como salida interna; nunca como venta a S/ 0.
• Pedidos anulados o devueltos. El cliente no pagó, pero el insumo ya se usó. Si no lo registras, tu stock teórico queda inflado.

Dos hábitos que pagan solos su costo:

1. Usa balanza en la línea de despacho. Si la ficha dice 300 g de papas y cada ayudante sirve a su criterio, la receta no sirve de nada.
2. Mira la merma en soles y en porcentaje de la venta. Un salto repentino suele apuntar a un problema de almacenamiento, de manipulación o de acceso a la cámara.

Compras: el costo se decide en la puerta

Lo que pagas por cada insumo y lo que aceptas al recibirlo define tu margen antes de que enciendas la cocina. Algunas prácticas que ayudan:

• Fija un mínimo y un máximo para cada insumo, calculados con tu gasto semanal y los días que demora cada proveedor en traerlo. Pides cuando llegas al mínimo, no cuando alguien grita que se acabó.
• Haz pedidos por escrito, aunque sea a tu proveedor de confianza. Queda claro qué pediste, a qué precio y para cuándo.
• Compara precios en tus insumos más pesados. En una pollería son el pollo, la papa, el aceite y el carbón; en un chifa, el arroz, el pollo, los fideos y el sillao.
• Pesa y revisa al recibir. Un pollo que llega con menos peso del facturado es dinero que sale de tu bolsillo si no lo reclamas en el momento.
• Lleva en el mismo sistema las cuentas por pagar y las devoluciones a tus proveedores, junto con el stock.
• Que el costo se recalcule solo. Con kardex valorizado, cada compra nueva actualiza el costo promedio del insumo y tus recetas se costean con precios de hoy.

Conteos físicos sin perder la noche

La pantalla muestra lo que en teoría tienes; la cámara, lo que de verdad queda. La brecha entre ambos es tu pérdida real. Un esquema que funciona bien en cocinas medianas:

Cada noche, al cerrar: cuenta solo lo caro y lo perecible. En una pollería, los pollos crudos que quedan, el aceite y las cremas preparadas. Diez o quince minutos bastan.

Una vez por semana: papas, verduras, bebidas, envases y descartables. Hazlo siempre el mismo día y a la misma hora, para que los números sean comparables.

Una vez al mes: el almacén completo, más la cámara y la barra, con las ventas detenidas y dos personas contando por zonas.

Cada diferencia se registra como un ajuste con motivo. Así el sistema arranca el día siguiente con la cantidad correcta y tú sabes si el faltante vino de una merma no anotada, de un error al recibir o de algo que hay que investigar.

Qué debe hacer tu sistema en un restaurante

Para que todo esto sea sostenible, el salón, la cocina y el almacén deben trabajar en la misma plataforma. El sistema para restaurantes de Facturas ELE.PE maneja mesas, comandas que llegan al área de preparación que corresponde, modificadores de cada plato, meseros, propinas, delivery y carta en línea, y emite la boleta o factura electrónica en el mismo flujo.

En el almacén, el control de inventario lleva un kardex para cada insumo y separa tus almacenes (cocina, barra, depósito). Controla lotes con su fecha de vencimiento, traslados de un almacén a otro, alertas cuando algo llega a su mínimo, inventarios físicos con sus ajustes y lo que devuelves a tus proveedores; el kardex valorizado está en los planes superiores. Para cobrar, el punto de venta acepta efectivo, tarjeta, transferencia o billetera digital, genera la boleta o factura al cobrar y cierra cada turno con arqueo.

Siete números para revisar cada semana

1. Food cost general y el de tus cinco platos estrella.
2. Merma semanal en soles, separada por motivo.
3. Diferencia entre conteo y sistema en los insumos más caros.
4. Margen por plato, porque el que más se vende no siempre es el que más deja.
5. Precio de compra de tus diez insumos clave, para reaccionar antes de que se coman la utilidad.
6. Consumo interno y cortesías, para que no crezcan sin control.
7. Costo de envases y descartables del delivery, que en muchas pollerías y chifas termina siendo una fuga silenciosa.

Con estos siete datos sobre la mesa cada lunes, tus decisiones dejan de depender de la intuición.

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Cargar tus recetas, conectar la comanda con el almacén y ver el costo real de cada plato toma menos tiempo del que imaginas. Pide una demo gratuita y armamos contigo uno de tus platos: verás cómo pasa de la comanda a la cocina y cómo descuenta sus insumos del kardex. Si prefieres comparar primero, revisa lo que incluye cada plan en precios.