Software contable: cómo unir tu facturador y tu contador

Último día del mes en una vidriería de Huánuco. El dueño junta en una bolsa las boletas de la semana, las facturas que le dieron sus proveedores de aluminio y el recibo de la luz. Se la manda al contador, que pasará dos noches copiando cada número a su programa. Recién a mediados del mes siguiente el dueño sabrá si ganó o perdió. Un software contable existe justamente para que esa bolsa desaparezca.

En esta nota vas a ver qué hace exactamente, qué no hace, en qué momento Excel deja de alcanzar y cómo tu facturador puede enviarle a tu contador la información lista para su programa, sin que nadie vuelva a escribir un comprobante.

El software contable, en una línea

Es el programa que registra cada operación de tu negocio una sola vez, la clasifica y, con esa misma información, arma los registros y reportes que pide SUNAT y que tu contador usa para declarar.

No hace la contabilidad por ti: la deja ordenada. Tu contador sigue poniendo el criterio, el cierre y la firma. La diferencia es que ya no gasta horas en copiar datos, sino en revisarlos.

El camino de un comprobante hasta la declaración

Para entender dónde encaja, sigue a una boleta de la vidriería desde que se emite hasta que llega a la declaración mensual:

1. Se emite la venta. La cajera cobra S/ 380 por una mampara y emite la boleta desde el facturador.
2. Entra sola al registro de ventas. Con su fecha, serie, número, cliente, base imponible, IGV y total, separada según sea gravada, exonerada o inafecta.
3. Se clasifica. Queda asociada a su cuenta contable, su tipo de afectación al IGV y, si corresponde, a un centro de costo.
4. Alimenta el Libro Mayor. El saldo de la cuenta de ventas se actualiza al instante.
5. Se cruza con SUNAT. Al cierre, el registro se compara con la propuesta del SIRE: el RVIE para ventas y el RCE para compras.
6. Se exporta. El registro sale en un archivo que el programa del contador puede importar.
7. El contador declara. Revisa, ajusta lo que haga falta y presenta la declaración en SUNAT.

En un sistema integrado como Facturas ELE.PE, los pasos del 2 al 6 ocurren sin que nadie digite nada: lo que vendes en caja y lo que compras a tus proveedores aparece en los reportes en cuanto lo registras.

Tres actores, tres trabajos distintos

Lo que hace el software:

• Registra ventas, compras y gastos a partir de tus comprobantes reales.
• Clasifica cada operación por cliente, proveedor, cuenta y afectación al IGV.
• Arma el registro de ventas, el registro de compras y el Libro Mayor.
• Deja la información preparada para comparar con las propuestas del SIRE.

Lo que hace tu contador:

• Define el plan de cuentas y los criterios de registro.
• Revisa los registros y corrige lo que esté mal clasificado.
• Concilia las diferencias con el SIRE.
• Presenta las declaraciones y te acompaña si hay una fiscalización.

Lo que hace SUNAT:

• Recibe tus comprobantes electrónicos.
• Genera las propuestas de RVIE y RCE.
• Recibe tus declaraciones y, cuando corresponde, fiscaliza.

Lo que no debes esperar de un software contable

Saberlo antes te evita decepciones:

• No reemplaza a tu contador. Las normas las interpreta él; también decide qué hacer con una operación poco clara y es quien te representa ante SUNAT.
• No presenta la declaración. Deja la información lista, pero la declaración se presenta en SUNAT.
• No arregla un dato mal ingresado. Si un producto gravado se vendió como exonerado, el error viaja con él hasta el reporte. Por eso importa configurar bien cada producto en el facturador.
• No maneja la operación del día. Comprar, controlar stock y vender en tiempo real es tarea de un ERP; el software contable se ocupa de registrar y ordenar lo que ya ocurrió. Ampliamos esto en ERP o software contable: diferencias.

Hasta dónde llega Excel

Casi todos empiezan con una hoja de cálculo, y no está mal. Excel es muy útil para:

• Hacer cuentas rápidas o una proyección de ventas.
• Llevar la caja chica.
• Planificar las compras de una temporada, como la de Fiestas Patrias.

Pero cuando el negocio crece, aparecen cinco síntomas:

1. Doble trabajo. La boleta sale del facturador y alguien la vuelve a escribir en la hoja. Es pagar dos veces la misma tarea y abrir dos puertas al error.

2. Cero alertas. Excel no te avisa si un RUC tiene un dígito de menos, si se repitió un correlativo o si el IGV se calculó sobre el monto equivocado.

3. Información vieja. La hoja se actualiza cuando alguien tiene tiempo. Mientras tanto, compras más vidrio templado sin saber cuánto te queda ni cuánto te deja.

4. Versiones cruzadas. El archivo vive en una laptop, se manda por correo y al final hay cuatro copias distintas.

5. Desencuentros con SUNAT. Si la propuesta del SIRE muestra una compra que tu hoja no tiene, explicar la diferencia te toca a ti.

Una prueba sencilla: si tu contador recibe tus comprobantes en papel o en fotos y los copia uno por uno a su programa, ya estás pagando por un trabajo que un sistema haría gratis.

Los reportes que debes exigir

Cuando evalúes un sistema, pregunta por estos cinco. Si falta alguno, sigue buscando.

¿Me da el registro de ventas completo?

Debe listar cada comprobante con fecha, serie y número, cliente, base, IGV y total, separando lo gravado, lo exonerado y lo inafecto. Sobre él se hace la declaración mensual del IGV.

¿Y el registro de compras?

Con las facturas de tus proveedores y su IGV. Es lo que respalda tu crédito fiscal: cada factura de compra que no entra es IGV que terminas pagando de más.

¿Genera el Libro Mayor?

Con el movimiento de cada cuenta: lo que entró, lo que salió y el saldo final. Tu contador lo usa para preparar el cierre.

¿Cuánto gané en cada venta y en cada producto?

No basta con saber cuánto vendiste. Facturas ELE.PE calcula la utilidad por venta y por producto, y ahí suelen aparecer sorpresas: en la vidriería, las mamparas se venden menos que los espejos, pero dejan bastante más por unidad.

¿Me avisa si no cuadro con el SIRE?

Poner lado a lado lo que registraste y lo que SUNAT propone en el RVIE y el RCE antes de declarar te deja ver qué comprobante falta o sobra a tiempo para corregirlo.

Un requisito más: todos los reportes deben poder descargarse en Excel y PDF. Si solo se ven en pantalla, tu contador no podrá usarlos. En Facturas ELE.PE salen en ambos formatos.

Antes de elegir, pregúntale esto a tu contador

Tu contador trabaja en su propio programa contable, el mismo donde lleva a todos sus clientes; no va a entrar a tu sistema a hacer tu contabilidad. En el Perú predominan CONCAR, SISCONT y CONTASIS, aunque hay más.

Por eso la primera pregunta antes de contratar cualquier sistema es: «¿con qué programa trabajas mi contabilidad?». Si el sistema que eliges no genera un archivo que ese programa pueda importar, alguien tendrá que copiar todo a mano otra vez: más horas en la factura del contador, más errores y un cierre que llega tarde.

Facturas ELE.PE exporta tus registros de ventas y compras a estos formatos:

Programa del contador	Formatos disponibles
CONCAR	CONCAR y CONCAR Simple
SISCONT	SISCONT y SISCONT Excel
CONTASIS	CONTASIS
Otros	FOXCONT, ADSOFT y SUMERIUS

A eso se suma la integración con el SIRE: ves en el mismo sistema si lo que registraste coincide con lo que SUNAT armó en el RVIE y el RCE.

Dale a tu contador su propia llave

Otra manera de cortar el ida y vuelta de fin de mes es crear un usuario de solo lectura para tu contador. Ingresa cuando le hace falta, descarga lo que necesita y no puede modificar ni borrar ventas, compras ni movimientos de stock.

Lo que ganas:

• Se acaban los mensajes de «¿me mandas lo de agosto?».
• Tu información queda a salvo: él consulta, pero no cambia nada.
• El cierre llega antes, porque trabaja con datos del día.

Sobre los planes: si solo necesitas pasar tus ventas al programa contable, te basta el Plan MYPE, de S/ 59 + IGV mensuales. El usuario contador, que revisa todo sin poder modificar nada, viene con el Plan Premium, de S/ 350 + IGV mensuales; lo compras en línea desde la página de planes. Si llevas un estudio contable o varios RUC, revisa también Facturas ELE.PE para contadores.

Autoevaluación: ¿ya te hace falta?

Responde sí o no a cada pregunta:

• ¿Tu contador, o alguien de su equipo, copia tus comprobantes a mano?
• ¿Sabes cuánto vendiste el mes pasado, pero no cuánto ganaste?
• ¿Alguna vez te llegó una factura de compra cuando el periodo ya estaba cerrado?
• ¿Lo que SUNAT te propone en el SIRE es distinto de lo que tienes anotado?
• ¿Vendes desde más de un punto, como dos cajas, otra sucursal o un vendedor con celular, y nadie junta la información?
• ¿Los números de un mes te llegan casi a fin del siguiente?
• ¿Si una sola persona se enferma, nadie más sabe dónde están tus cuentas?

Tres o más «sí» significan que la hoja de cálculo ya te quedó corta. Ninguna de estas situaciones trae una multa inmediata, pero todas te cuestan dinero sin hacer ruido: crédito fiscal desaprovechado, compras hechas a ciegas y horas de digitación que pagas por partida doble.

Conecta tu facturador con tu contador

Un buen software contable no es un trámite más: te muestra en cualquier fecha tus ventas, tus costos y lo que realmente ganaste. Y le entrega a tu contador la información completa sin que tengas que mandarle bolsas de comprobantes.

Mira cómo funciona el software contable de Facturas ELE.PE, conoce la versión para contadores o pide una demostración gratuita: revisamos tu caso y te recomendamos solo lo que vas a usar de verdad.